为了加强对学院印信的管理，维护印信的严肃性，确保印信使用的安全性和合理性，特制定本规定。

一、印信的管理

1、各部门公章和介绍信由学院办公室统一制发，各单位负责人对本部门公章和介绍信必须严格管理，并指定专人负责保管、使用；使用部门公章和介绍信，必须经部门负责人批准。

2、组织机构代码证、事业单位法人登记证、产权证书、院印、院长名章由办公室负责管理。院级印信的使用必须经院领导批准后方可使用。

3、院印、部门公章，一律不得盖发空白便函、各类报表、各种证件及介绍信。

4、印章因久用字迹模糊不清、缺损需要更换或部门更名、撤销，应将原印交办公室，压印登记。印信的销毁按档案管理规定执行。

5、院印原则上不借出使用，特殊情况须借出使用时，须出具申请报告，办公室派人监督。

6、印信管理人员必须在每年年底将对外印信使用登记本及相关证明材料上交院综合档案室存档。

7、因印信管理和使用不当，给学院、有关部门和个人造成损失的，要追究责任人的责任。

二、印信的使用

1、用印必须按规定办理审批手续，并进行使用登记。

2、以学院名义上报的各类文件、公函等，文稿经院领导签发和登记后方可用印。各类文稿在用印时必须保留底稿。

3、以学院名义上报的报表、申报书、出国审批表等用印信的，须经职能部门审核同意，报分管院领导审批。各职能部门不得委托非本部门工作人员办理用印手续。

4、各类毕业证书或学习证明需加盖印章的，应按规定提交有关材料，经有关部门共同审核，报院领导审批。此类证书应由有关部门统一申报，不得委托学生或其他人办理。

5、本院教职工的工作证、专业技术职务资格证书及聘任证书等需要使用院印的，由职能部门负责审核、审批。

6、由学院颁发的各类奖励证书和其它证书需要使用院印的，须经分管院领导审批，或根据有关文件经办公室负责人审批。

7、本院教职员工、学生需在各类证书复印件上加盖印章的，需由有关职能部门出具相关证明，同时交验原证书。

8、本院教职员工因公外出联系工作、出席会议或参加各类活动以及需要由学院出具介绍信或证明材料的，一律凭所在部门加盖公章的证明，经办公室负责人同意后方可用印。

9、新生学生证加盖公章，由各系持教务处证明集体办理，同时留存名单清册。补办学生证、学历证明、学籍档案材料需要用印的，必须由本人提出申请，凭有关部门证明、登报挂失证明、原证明材料复印件等，经有关部门审核后，方可用印。

10、“浙江机电职业技术学院科技合同”印章由科研部门负责保管与使用，并按本规定建立相应的管理与使用审批制度。

11、组织机构代码证、事业单位法人登记证及其他有关产权证件的使用，须经院长审批。

12、印信管理人员对各部门使用印信及文信内容负有监督职责，对不符合用印手续的，印信管理人员应予拒绝。