第一章  总则

第一条  为做好我院公文处理工作，使公文处理进一步规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）、《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），结合学院实际，特制定本规定。

第二条  学院党政公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家方针、政策，发布行政规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。

第三条  学院党政公文处理应贯彻党政分工的原则。各级领导和办文人员应增强公文意识，树立高度责任感，严格办文程序，层层把关，层层负责，不断提高公文处理工作的质量和效率。

第四条  公文处理应坚持实事求是、精确高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。

第五条  学院办公室是我院党政公文处理的管理机构，并负责指导院内各部门、单位的公文处理工作。

第六条  各系（部、中心）、机关各部门、各直（附）属单位负责人应高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查，各级办公室应确定专人负责公文处理工作。

第二章  公文种类

第七条  我院公文的主要种类有：

1、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销有关部门不适当的决定事项；

2、决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项；

3、通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项；

4、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求我院各单位办理、执行或周知的事项，任免和聘用干部；

5、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；

6、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；

7、请示：适用于向上级机关请求指示、批准；

8、批复：适用于答复院内各单位的请示事项；

9、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；

10、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；

11、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条  公文一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中各组成部分的标识规则，参照《浙江机电职业技术学院公文格式》标准执行（见附件）。

第九条  公文眉首一般包括文件名称、发文字号、秘密等级、秘密文件份数序号、签发人、紧急程度等内容。

1、文件名称  由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字。两个以上机关联合行文，主办机关应排列在前。我院发文机关标识有以下5种：中共浙江机电职业技术学院委员会、浙江机电职业技术学院、中共浙江机电职业技术学院纪律检查委员会、浙江机电职业技术学院工会委员会、共青团浙江机电职业技术学院委员会。

2、发文字号  由发文机关代字、年份和序号组成。联合行文，只标注主办机关发文字号。

3、秘密等级和秘密文件份数序号  涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其具体范围的规定标明秘密等级和保密期限。秘密文件应分别准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”等级的应当标明份数序号，份数序号根据公文的份数确定，一般编6位数，从“000001”起编。

4、签发人  向上级机关报送的文件，要由主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。

5、缓急时限  对公文送达和办理的时间限度。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”和“平急”（“平急”只限党的公文）。

第十条  公文主体部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等。

1、标题  一般应当标明发文机关名称、事由、公文种类及主要内容，标题中除法规、规章名称和书名外，一般不用标点符号。

2、主送机关  是指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。普发公文，可主送几个以上部门；向上请示，一般主送一个单位，不宜多头主送，如需同时送其他单位，可用抄送形式。

3、内容  要求情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简练、得体。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

4、附件  正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、成文机关之前，注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起，并在正文之后。

5、成文日期  一般署会议通过日期或领导人签发日期，联合行文，署最后签发机关领导人签发日期；成文日期应当以汉字写明年、月、日。

6、印章  除会议纪要外，须加盖发文机关印章，印章盖在年月日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年月日。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。印章与正文必须同处一面，不得标识“此页无正文”。

第十一条  公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印刷份数。公文为函件时，版记只包括主题词、抄送栏、份数等，且不注印发机关和印发日期；会议纪要用“分送”。

1、主题词  反映文件主题内容的规范化名词或名词词组，置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。主题词按《浙江省人民政府公文主题词表》规定标引。函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。

2、抄送机关  除主送机关外，其他需要执行和知晓公文的机关单位，设在主题词之下。

3、印发机关和印发日期  印发机关是指印发公文机关的办公部门；印发日期是印发机关印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印发”。印发机关和印发日期置于公文末页下端，在同一行左右两侧，行首和行尾空一个字，中间隔一定距离，并用两条与图文区等宽的细实线相夹。

第十二条  公文排版格式  公文文字从左至右横排，左侧装订，公文用纸用A4型（210毫米×297毫米），公文首页为印有眉首的公文纸。

第四章  行文规则

第十三条  学院党政可以对上对下行文，也可以与有关单位和兄弟院校之间互相行文。

第十四条  学院办公室根据院党政授权，可以分别向院内各党政部门行文。院内其他单位一律不对外行文，如需向下正式行文，可由学院或办公室转发。

第十五条  信函行文首页一律使用学院信笺纸，可以编发文字号，标注于信笺纸名称的右下方。

第十六条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。向院党政或上级、领导请示问题，应做到一文一事，不得将请示事项夹在报告中。除领导直接交办的事项外，请示应当送学院办公室按规定程序处理，不应当直接送领导者本人。

第十七条  凡涉及其他部门的问题，主办机关应当主动与有关部门协商、会签，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。

第十八条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十九条  学院党政公文实行文件、函件分开，控制发文规格，严格公文使用范围。

第五章  公文办理

第二十条  公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。

第二十一条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、阅批、传递、承办、催办等程序。

1、收文登记

对外来文件、电报，由学院办公室签收、拆封、登记；院领导亲收件，交本人拆封，亲收人如认为需要学院存查或处理的，可以交办公室按收文登记办理；其他部门收到的外来文件以及参加会议带回的各类文件应主动、及时送交办公室。

2、拟办

收文登记后，一般公文由办公室负责人提出拟办意见，呈送院领导阅批后，转有关职能部门承办。

上级机关发来的密码电报，根据院领导阅批的范围，由办公室通知有关部门负责人来办公室阅看。

3、承办

承办单位应按公文要求，根据领导批示的意见或拟办的意见认真、负责、迅速办理，并将办理结果记入文件传阅单。

批办的公文涉及两个单位以上，由主办单位负责会同有关部门处理，并由主办单位反馈处理结果，书面材料抄送办公室留存。

批办的公文有规定期限的，必须按规定期限办理完毕，无规定期限的一般应在7天内办理完毕，如有困难不能依限办理完毕时，应先向办公室报告，说明理由，提出预计完成日期，送主管院领导审批。

一般参阅性文件，各单位从收到文件之日起，必须在2天内阅毕。

4、传递

文件的传递严禁横向传递；阅毕后及时退交办公室。

5、催办

文秘人员要及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，防止漏办或延误。办公室对各部门公文处理情况有催办、督促和检查的责任。

第二十二条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、用印、发送等程序。

1、拟稿

以院党委或院行政名义发出的综合性报告、全院性工作规划、工作计划和工作总结等，由办公室拟稿或组织有关部门共同拟稿。

学院报上级领导机关的重要公文，院领导要亲自口授主要精神，由办公室拟稿。

凡是各部门需要以学院党政名义行文或以学院党政名义批转本部门文件时，由各部门拟稿，交办公室审核后行文。

拟稿时注意事项：

（1）须一律使用规定的文稿纸，书写一律用钢笔或毛笔（审改、签批公文亦同样要求）。

（2）用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误；使用简称，简称应规范化；情况确实，文字精练，篇幅简短。

（3）公文中的数字，除发文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字；公文中应使用国家法定的计量单位。

（4）引用公文应先引标题，后引发文字号。

（5）起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。

2、核稿

（1）各部门以院党政名义发出的公文，应先经部门负责人审阅签字，加盖本部门印章送办公室复核后，再送院领导签发。紧急公文在送审时应提出办理时限，确因时间紧迫，可以直接送院领导本人。

（2）凡涉及几个部门工作的公文，由主办部门会同有关部门负责同志一并审阅、会签并加盖印章。

（3）拟稿部门负责人要对公文草稿的内容、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查，发现问题及时纠正。

（4）办公室复核部门所拟需以院党政名义发出的文件，一般只作文字上必须的少量修改，必要时可作内容上适当调整或要求有关部门修改后再送审。

（5）未经核稿的公文，或须会签而未会签，须送附件而未附送的公文，一律不得送院领导签发。

3、签发

（1）院领导对送审公文稿，审阅同意后须在文件上签署意见。

（2）属于全面的、重要的方针、政策性问题，应以院党政名义发文。以院党政名义发出的文件，都应由院主管领导签发。

（3）签发时应署全名，并注明年、月、日，受委托签发的要注明“代签”二字。

4、编号、登记

办公室对各单位以院党政名义发出的文件都要编号、登记。根据主办公文的部门与公文种类，按照规定编排编号、字号。

5、缮印、校对

（1）凡以院党政名义发出的公文文稿，经签发、编号、登记后送文印部门缮印。

（2）公文文稿校对由拟稿人或拟稿部门负责。校对要严肃认真，一丝不苟，重要公文要做到二校三校。校对完毕，校对人签字后，方可缮印。

6、用印、发送

缮印并校对完毕后应在文件未页加盖印章。最后，由公文拟稿部门负责投送公文。

第六章  公文管理

第二十三条  公文处理完毕后，应及时整理（立卷）、归档，定期向档案部门移交。

第二十四条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

外来收文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，分类整理存档；

以学院党政名义行文的文件，将缮印好的公文一式二份与文稿、文稿附件和领导批示，及时收齐归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十五条  公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。

第二十六条  上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或者办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

因工作需要借阅公文，须到办公室办理借阅手续。借阅机密文件应有办公室负责人批准。

第二十七条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十八条  工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十九条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第三十条  密码电报的使用管理，按照有关规定执行。

第七章  附则

第三十一条  本规定由学院办公室负责解释。

第三十二条  本规定自公布之日起执行。原《浙江机电职业技术学院行政公文处理办法》（浙机电院〔2003〕74号）同时废止。